ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR) A COOKIES – PERFUME LAB PRAGUE

1. Správce

1.1. Správce: VECHKIN s.r.o., IČO 19161000, sídlo Korunní 2569/108, Praha 10, provozovna Vlkova 366/21, 130 00 Praha 3.

1.2. Kontakt: perfumelab.cz@gmail.com.

1.3. Pověřenec (DPO) není jmenován.

2. Jaké údaje se zpracovávají

2.1. Rezervace (Altegio): jméno, e-mail, telefon, datum/čas, počet osob, poznámka, případně IG kontakt, případně zpětná vazba.

2.2. Komunikace: obsah zpráv a kontakty (e-mail, telefon, WhatsApp, Instagram).

2.3. Fakturace: fakturační údaje (u B2B i IČO/DIČ), údaje o platbě.

2.4. Vouchery: údaje potřebné pro vystavení, doručení a evidenci.

2.5. Web: cookies a údaje o používání webu (část 8).

2.6. Kamery: obrazový záznam v monitorovaných prostorách (část 7).

2.7. Zdravotní údaje se standardně nevyžadují ani systematicky nesbírají; pokud jsou dobrovolně sděleny, použijí se jen pro poskytnutí služby.

3. Proč se údaje zpracovávají (účely)

3.1. Rezervace a poskytnutí služby + komunikace.

3.2. Evidence a doručení voucherů.

3.3. Fakturace/účetnictví.

3.4. Zlepšování služeb (zpětná vazba).

3.5. Marketing (newsletter, sociální sítě).
Zasílání newsletteru lze kdykoliv ukončit odhlášením prostřednictvím odkazu v e-mailu nebo zasláním žádosti na kontaktní e-mail správce.

3.6. Foto/video pro sociální sítě.

3.7. Kamerový systém (bezpečnost a incidenty).

4. Právní důvody

4.1. Smlouva (rezervace, vouchery).

4.2. Zákonná povinnost (účetnictví).

4.3. Oprávněný zájem (bezpečnost, objasnění incidentů; zlepšování služeb).
Oprávněným zájmem je zejména ochrana majetku a osob, prevence incidentů a zvyšování kvality služeb na základě zpětné vazby.

4.4. Souhlas (newsletter, foto/video, analytické a marketingové cookies).

4.5. Cookies: od roku 2022 je pro netechnické cookies vyžadován souhlas (opt-in).

5. Povinné údaje

5.1. Základní údaje (zejména jméno a kontakt) jsou potřeba pro potvrzení rezervace a poskytnutí služby. Bez nich nelze rezervaci potvrdit.

5.2. Marketingové souhlasy jsou dobrovolné.

6. Příjemci

6.1. Údaje mohou zpracovávat poskytovatelé služeb v nezbytném rozsahu: Altegio, Stripe, Google (Gmail, Analytics), Meta (Instagram/WhatsApp/Pixel), POHODA (účetnictví), hosting/IT podpora.

6.2. Kamerové záznamy: přístup má správce a pověřené osoby; v odůvodněných případech mohou být zpřístupněny servisu, pojišťovně nebo orgánům veřejné moci na základě zákonné žádosti.

6.3. U některých poskytovatelů může docházet k předávání osobních údajů mimo EU/EHP; podrobnosti jsou uvedeny v bodě 13.

7. Kamerový systém – informace a oznámení

7.1. V prostorách provozovny může být instalován kamerový systém se záznamem.

7.2. Účel: ochrana majetku a bezpečnosti osob a objasnění incidentů.

7.3. Právní základ: oprávněný zájem správce.

7.4. Uchování: 14 dní, poté přepis/smazání, není-li nutné uchovat déle pro řešení incidentu.

7.5. Kontakt: perfumelab.cz@gmail.com.

7.6. Kamerový systém není určen pro marketing ani profilování; kamery nejsou umístěny v místech, kde by to bylo nepřiměřené (např. toalety). ÚOOÚ k provozu kamer vydal metodiku (důraz na informování, přiměřenost, dobu uchování).
V monitorovaných prostorách je umístěno viditelné oznámení o kamerovém systému.

7.7. Uplatnění některých práv (zejména výmazu) může být u kamerového systému omezeno, pokud je záznam potřebný k ochraně právních nároků, k objasnění incidentu, nebo pro splnění zákonných povinností.

8. Cookies (Google Analytics + Meta Pixel)

8.1. Technické cookies: nutné pro web (bez souhlasu).

8.2. Google Analytics: měření návštěvnosti (jen po souhlasu).

8.3. Meta Pixel: měření reklam a remarketing (jen po souhlasu).

8.4. Souhlas se dává přes cookie lištu (opt-in) a lze jej kdykoliv změnit/odvolat.
Souhlas s analytickými a marketingovými cookies není přednastaven a správce je schopen doložit jeho udělení.

9. Doby uchování

9.1. Rezervace/komunikace: 2 roky.

9.2. Vouchery: 1 rok po skončení platnosti.

9.3. Účetnictví: 10 let.

9.4. Kamery: 14 dní (viz 7.4).

9.5. Newsletter/foto-video: do odvolání souhlasu.

10. Automatizované zpracování / remarketing

10.1. U marketingových cookies může docházet k remarketingu (tvorba publik). Správce neprovádí automatizované rozhodování s právními účinky pouze na základě automatizovaného zpracování.

11. Práva a dozorový úřad

11.1. Právo na přístup, opravu, výmaz (kde je důvod), omezení, přenositelnost (kde je použitelné), námitku a odvolání souhlasu.

11.2. Kontakt: perfumelab.cz@gmail.com.

11.3. Stížnost: ÚOOÚ.

12. Změny dokumentu

12.1. Dokument může být aktualizován; aktuální znění je dostupné na webu / na vyžádání.

13. Předávání mimo EU/EHP

13.1. U některých používaných služeb (zejména Google/Meta/Stripe) může docházet k předávání osobních údajů mimo EU/EHP.

13.2. Správce v takových případech postupuje v souladu s GDPR a opírá se o vhodné záruky používané poskytovateli (např. standardní smluvní doložky).

13.3. Kopie vhodných záruk (např. standardních smluvních doložek) je k dispozici na vyžádání na e-mailu správce.

14. Foto a video – upřesnění souhlasu

14.1. Fotografie a video mohou být zveřejněny na profilech Studia na sociálních sítích a dalších prezentačních kanálech; v takovém případě mohou být přístupné široké veřejnosti.

14.2. Příjemcem může být také provozovatel sociálních sítí (zejména společnost Meta, např. Instagram/Facebook) v souladu s nastavením dané platformy.

14.3. Souhlas se zpracováním fotografií/videa lze kdykoliv odvolat (např. oznámením personálu nebo e-mailem). Po odvolání souhlasu Studio odstraní zveřejněný obsah bez zbytečného odkladu v technicky možném rozsahu.